Rozporządzenie o ochronie danych osobowych to jeden z ważniejszych aktów prawnych, który trzeba mieć na uwadze kontekście procesowania, archiwizowania i niszczenia dokumentów. Wiele z nich zawiera dane osobowe podlegające szczególnej ochronie. Jak utylizować papier i inne nośniki w zgodzie z RODO?
Ochrona danych osobowych – podstawowe wymagania RODO
RODO jest obszernym aktem prawnym, który reguluje kwestię administrowania danymi osobowymi. W kontekście dokumentów wymaga, aby były one:
- przechowywane w taki sposób, by nie doszło do wycieku danych,
- utylizowane tak, by odtworzenie informacji nie było możliwe,
- utylizowane bez zbędnej zwłoki.
Ustawodawca nie podaje konkretnych rozwiązań, a jedynie cele, które każdy administrator danych powinien osiągnąć. W tym kontekście warto posiłkować się innymi przepisami, w szczególności normami DIN oraz ISO. RODO nakłada na administratorów odpowiedzialność finansową za wyciek danych osobowych, i to bez względu etap procedowania danych. Nieprawidłowa utylizacja nośników danych nie zwalnia z odpowiedzialności, dlatego warto bliżej przyjrzeć się procedurom wewnątrzzakładowym.
Na czym polega niszczenie papieru i innych nośników danych?
Niszczenie dokumentacji papierowej musi odbywać się przy pomocy specjalnych niszczarek, które tną materiał na mikroskopijne wręcz kawałeczki. Dzięki temu złożenie ich w jedną całość nie jest możliwe. Niestety, niszczarki biurowe najczęściej nie spełniają norm, dlatego nie pozostaje nic innego, jak korzystanie z profesjonalnych niszczarek przemysłowych. Utylizacja nośników danych elektronicznych, których w obiegu znajduje się coraz więcej, jest jeszcze bardziej skomplikowana. Musimy bowiem w pierwszej kolejności usunąć dokumenty, sformatować nośnik, zdemagnetyzować go, a dopiero na końcu zutylizować. Takie wielokierunkowe podejście zapewnia lepszą ochronę danych.
Jak niszczyć dokumenty firmowe?
Utylizacja dokumentów to zadanie dla podmiotu, jakim jest firma archiwizacyjna. HSM Recycling pracuje z dokumentacją różnego typu, także zawierającą dane chronione prawnie. Wypracowane procedury zabezpieczają je na każdym etapie, dając pewność, że nie dojdzie do niepożądanego wycieku. Prawo nie obliguje do korzystania z pomocy ekspertów, ale w dobie tak skomplikowanych przepisów i tak wysokich kar za ich nieprzestrzeganie, rozwiązanie to wydaje się najlepsze. Pamiętajmy, że obowiązek prawidłowego niszczenia dokumentów dotyczy każdego przedsiębiorcy, bez względu na skalę i rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej.
Artykuł sponsorowany
